Con running roadmap

If you are planning to run a SFF convention con running roadmap with a time table and tips for the convention organization process. NB: this post is in Danish

Når man arranger en con er der virkelig mange ting man skal huske på forskellige tidspunkter i processen. Derfor har Vilde Universer udviklet et con running roadmap. Vi bruger selv roadmappet når vi arrangere Vilde Universer og Fantasticon.

Flere af fra arrangørgruppen har være med til at arrangere forskellige conventions. Vi har trukket på vores samlede erfaringer i udviklingen af con running roadmappet. Tanken er at dette kunne være en hjælp til kommende kommittér og nye mennesker der gerne vil afholde en con. Vi bruger roadmappet som tjekliste efterhånden som vi arbejder med conen. Det er et living document der bliver opdateret efterhånden som vi bliver klogere.

Vores con running roadmap er ikke tænkt som udtømmelig liste. Forslag er meget velkommen.

Tidsplanen: Con running roadmap

Conen er netop overstået:

Kun relevant hvis det ikke er den første con.

• Del billeder fra conen på SoMe og hjemmesiden
• Sig tak til de deltagende på sociale medier
• Sig tak til alle frivillige på sociale medier
• Rekutér nye mennesker til kommitén til næste år
• Hold et evalueringsmøde så hurtigt efter conen så muligt og tag noter.

Måneden efter årets con

• Slap af – seriøst det er vigtigt!
• Arkivér årets hjemmeside
• Indkald til opstartsmøde for næste års con

11-10 måneder før conen

• Afhold opstartsmøde
• book venue
• Vælg evt. tema
• Find og book kunstner til grafisk profil
• Opdater hjemmesiden med dette års information + google information (datoen/stedet på conen skal opdateres)
• Annoncer dato og tema på SoMe
• Afhold gerne en fest eller lignende for arrangørgruppen, dels af sociale årsager, og dels for at gode idéer til næste års con kan få rum til at opstå. Arrangementet kan evt. også bruges til rekruttering hvis det annonceres åbent.

9-4 måneder før conen

• Sæt billetsalg op (husk facebook begivenhed med billetlink) og announcer at man kan købe billetter.
• Få programmet aftalt
• Aftaler med programdeltagere – husk at gemme kontaktoplysninger og hvem der har kontakten
• Begynd at lave aftaler med standholdere (husk at sætte et loft for hvor mange der er plads til)
• Et vist antal SoMe-opslag, fx om arbejdet med programmet. Evt. præsentation af de første programpunkter

2-3 måneder før conen

• Promover conen på SoMe og kør betalte reklamer
• Tryk plakater og evt. andre tryksager (fx bogmærker, postkort eller flyers)
• Få plakater hængt op (boghandler, biblioteker, kulturhuse i området, rollespilsbutikker)
• Merch sættes til salg
• Find og aftal med restaurant
• Tjek lokalerne og lav en plan for hvad der skal foregå hvor
• Hvis der mangler noget i lokalerne, så læg en plan for at skaffe det
• Lav beskrivelser af programpunkter og offentliggør dem løbende (gerne på SoMe)
• Begyndt gerne SoMe-annoncering
• Dobbelttjek med programdeltagere at de kan på det tidspunkt de er sat på programmet 
• Færdigt program annonceres

1 måned før conen

• Tidsplan for conen færdiggøres (husk at sikre mod dobbeltbookinger)
• Annoncer efter praktiske frivillige (gofers etc.)
• Promover conen alle steder man kan komme i tanke om
• Kør (flere) betalte SoMe reklamer
• Indkøb kongresmærker og andre ting der med fordel kan købes online, såsom engangsservice
• Styr på forplejning til conen
• Få de sidste aftaler med standholdere på plads, herunder hvem der står hvor og hvor meget de fylder

14 dage før conen

• Vagtplan for frivillige

Ugen op til conen

• Indkøb: Det er vigtigt at have en tydelig indkøbsseddel, ellers bliver det alt for stor en opgave.
  Overvej at bestille levering på stedet med en supermarkedservice.
• Tryk kongresmærker, skilte, lister, deltagerlister, vagtplaner, program m.m. 
• Lav gerne en plan for standene og husk at skrive ud til dem med praktiske detaljer
• Hent nøgler og aftal de sidste detaljer med venue
• Klargør venue til conen
• Hold gerne meet and greet kombineret med klargøring til arrangementet. Det er hyggeligt og skaffer flere hænder til de store praktiske opgaver, som at flytte stole og borde.

Generelle ting man skal huske

Ud over det ovenstående con running roadmap, så er der forskellige ting der er let at glemme, men er en stor hjælp.

• Programdeltagere skal have en mail med:
  • Tid og sted for con’en (og evt. for deres punkt hvis vi er så langt)
  • Hvordan man finder derhen.
  • At man ikke behøver at købe billet – men at man gerne må.
  • Hvad vi i øvrigt tilbyder
  • Der skal også stå lidt om hvad vi forventer af dem som programdeltagere
  • Husk at tjekke om vi må give mailadresser videre til andre programdeltagere 
  • Hvordan de gerne vil promoveres (SoMe, nye bøger osv)
• Parkering og offentlig transport: Husk at informere tydeligt om parkering og hvordan man finder frem til conen med offentlig transport.
• Dem der køber billet skal have en mail der spørger om (hvis man ikke har det indbygget i billetformularen)
  • Badgenavn
  • Om de vil give en hånd/være frivillige
  • Andre ting man gerne vil have på navneskiltet
• Frivillig liste: Opret liste over frivillige der melder sig og skriv på hvad de har meldt sig til.
• Standholdere: Opret liste over standholdere. Lav en mail/underside med information til standholderne, så slipper I for at svare på de samme spørgsmål mange gange.